Las alertas sin origen se generan cuando NDD Print MPS identifica un cambio de consumible, como el tóner, pero no encuentra en el stock ningún elemento disponible para registrar la baja.
Estas alertas funcionan como un mecanismo de control para identificar discrepancias entre los cambios realizados y el stock registrado en el sistema, lo que permite corregir inconsistencias, identificar fallas en el proceso y realizar un seguimiento de posibles usos de consumibles no controlados.
¿Cuándo se genera una alerta sin origen?
La alerta se genera cuando una impresora informa de que se ha sustituido un consumible, pero el sistema no encuentra ningún elemento disponible en el stock para realizar la baja correspondiente.
Esta situación puede darse, por ejemplo, cuando:
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no hay ningún consumible disponible en el stock;
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todos los consumibles están reservados para otras impresoras;
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el cambio se ha realizado utilizando un consumible que no estaba registrado en el sistema.
¿Cuál es el objetivo de las alertas sin origen?
Las alertas permiten identificar situaciones que requieren una validación del stock y del proceso operativo.
Además de indicar discrepancias en el control de los consumibles, ayudan a identificar:
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cambios realizados sin registrarlos en el stock;
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el uso de consumibles adquiridos al margen del proceso oficial;
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fallas de comunicación sobre los consumibles existentes en las instalaciones del cliente;
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inconsistencias entre el consumo registrado y el stock disponible.
Estas alertas evitan que las discrepancias pasen desapercibidas y contribuyen a mantener la fiabilidad del control de stock.
¿Cómo tratar una alerta sin origen?
Cuando se genera una alerta, el responsable del stock debe analizar la incidencia y decidir qué acción tomar.
El procedimiento consiste en verificar si el cambio se ha producido realmente e identificar qué consumible debe asociarse a la sustitución realizada.
En la pantalla de Alertas sin origen, es posible:
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dar de baja un consumible que estaba reservado para otra impresora, cuando esa sea la causa correcta del cambio;
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mantener la reserva existente y dejar la alerta pendiente hasta que se aclare la discrepancia.
Principales causas de las alertas sin origen
Los casos más habituales son:
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Información incorrecta sobre el stock
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El cliente dispone de consumibles disponibles, pero esta información no se ha registrado o comunicado correctamente, lo que hace que el stock del sistema esté desactualizado.
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Uso de consumibles adquiridos externamente
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El cliente sustituye el tóner utilizando un consumible comprado a otro proveedor, sin que se haya registrado este movimiento en el MPS.
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Procesos paralelos de abastecimiento
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Algunas organizaciones mantienen sus propios stocks y realizan sustituciones sin registrar estos movimientos en el sistema, lo que genera discrepancias entre el consumo informado por la impresora y los stocks controlados.
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¿Cómo ayudan estas alertas a gestionar la operación?
Además de corregir el stock, las alertas sin origen también sirven como indicadores del comportamiento operativo.
Una cantidad elevada de incidencias puede indicar:
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el uso recurrente de consumibles de terceros;
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fallas en el proceso de control de stock;
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abastecimientos realizados fuera del flujo definido;
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posibles actuaciones de proveedores competidores en el entorno del cliente.
Esta información permite identificar oportunidades de mejora en el proceso e investigar situaciones que puedan afectar a la calidad del servicio.
Historial de incidencias
NDD Print MPS mantiene un histórico de los cambios de consumibles, registrando información como:
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porcentaje de carga del consumible en el momento del cambio;
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contadores de páginas de la impresora;
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información sobre la sustitución realizada.
Estos datos permiten verificar la coherencia entre el consumo del equipo y el stock registrado, lo que facilita las auditorías y los análisis de los estándares de consumo.
En resumen, las alertas sin origen funcionan como una capa de control y validación para garantizar que el stock se utilice de acuerdo con las reservas y que el cliente reciba un servicio claro y transparente.